Petri-Heil! Administrator Handbuch

Willkommen im Administratoren-Handbuch

Dieses Handbuch richtet sich an alle Administratoren und Vereinsverantwortlichen, die mit der Django-Admin Oberfläche der Petri-Heil! Vereinsverwaltung arbeiten. Hier finden Sie praxisorientierte Anleitungen für alle administrativen Aufgaben.

Was ist die Petri-Heil! Anwendung?

Die Petri-Heil! Anwendung ist eine umfassende Vereinsverwaltungssoftware speziell für Fischereivereine. Sie unterstützt alle wichtigen Verwaltungsaufgaben von der Mitgliederverwaltung über die Rechnungsstellung bis hin zur Gewässerpflege.

Wie Sie dieses Handbuch nutzen

Praktischer Einstieg

Dieses Handbuch ist aufgabenzentriert aufgebaut. Suchen Sie sich das Modul aus, mit dem Sie arbeiten möchten, und folgen Sie den Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

📋 Module

Alle verfügbaren Module im Überblick mit direkten Links zu den jeweiligen Handbüchern.

Kern-Module für die tägliche Vereinsarbeit

Modul Zweck Wichtigste Funktionen
Mitgliederverwaltung Alle Vereinsmitglieder verwalten Status ändern, E-Mails versenden, DSGVO-Funktionen
Rechnungswesen Rechnungen erstellen und verwalten PDF/XRechnung erstellen, Kundenverwaltung
Tageskarten Gastfischer-Anträge bearbeiten Genehmigungen, Kontingent-Überwachung
Fangbuch Fangdaten auswerten Statistiken, Gewässer-Analysen
Gewässer Vereinsgewässer verwalten Zugangsrechte, geografische Daten
Arbeitseinsätze Arbeitszeiten erfassen Stundenabrechnung, Verpflichtungen

Spezialisierte Module

Erste Schritte als Administrator

Berechtigungen erforderlich

Um als Administrator zu arbeiten, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen im Django-Admin System. Wenden Sie sich an den Systemadministrator, falls Sie keinen Zugang haben.

1. Django-Admin Interface öffnen

  • Öffnen Sie Ihren Webbrowser
  • Navigieren Sie zur Admin-URL Ihres Vereins
  • Melden Sie sich mit Ihren Administratoren-Zugangsdaten an

2. Navigation verstehen

  • Hauptmenü: Links finden Sie alle verfügbaren Module
  • Breadcrumbs: Oben sehen Sie Ihren aktuellen Pfad
  • Aktionsmenü: Massenaktionen für ausgewählte Einträge
  • Filter: Rechts können Sie Listen filtern

3. Grundlegende Aktionen

  • Hinzufügen: Grüner "Hinzufügen" Button für neue Einträge
  • Bearbeiten: Klick auf einen Eintrag in der Liste
  • Löschen: Checkbox auswählen → Aktion "Löschen" wählen
  • Suchen: Suchfeld oben rechts verwenden

Häufige Administrationsaufgaben

Tägliche Aufgaben

Wöchentliche Aufgaben

Monatliche Aufgaben

  • Mitgliedsbeiträge abrechnen → Buchhaltung
  • Gewässerkontrollen auswerten → Kontrollen
  • System-Berichte erstellen → verschiedene Module

Wichtige Hinweise für Administratoren

Datenschutz und DSGVO

  • Alle personenbezogenen Daten sind vertraulich zu behandeln
  • Nutzen Sie die DSGVO-Funktionen für Anonymisierung und Löschung
  • Protokollieren Sie keine sensiblen Daten in öffentlichen Bereichen
  • Bei Mitgliederaustritt: Daten DSGVO-konform behandeln

Sicherheitshinweise

  • Teilen Sie niemals Ihre Administrator-Zugangsdaten
  • Loggen Sie sich nach der Arbeit immer aus
  • Prüfen Sie bei wichtigen Aktionen (Löschen, Massenoperationen) zweimal
  • Machen Sie Backups vor größeren Änderungen

Effizienz-Tipps

  • Nutzen Sie die Suchfunktionen für schnelles Auffinden
  • Verwenden Sie Massenaktionen für wiederkehrende Aufgaben
  • Bookmarken Sie häufig besuchte Admin-Seiten
  • Lernen Sie die Tastaturkürzel der Admin-Oberfläche

Support und Hilfe

  • Erste Hilfe: Schauen Sie in das entsprechende Modul-Handbuch
  • Technische Probleme: Kontaktieren Sie den Systemadministrator
  • Funktionsfragen: Nutzen Sie die internen Kommunikationskanäle
  • Updates: Diese Dokumentation wird automatisch aktualisiert

Multi-Verein System

Mandantenfähigkeit

Das System kann mehrere Vereine gleichzeitig verwalten. Jeder Verein hat seine eigenen Daten und Einstellungen. Als Administrator sehen Sie nur die Daten Ihres eigenen Vereins.

Was bedeutet das für Sie?

  • Ihre Daten sind von anderen Vereinen getrennt
  • Jeder Verein hat eigene Mitglieder, Rechnungen, etc.
  • Die Konfiguration kann vereinsspezifisch angepasst werden
  • Backups und Updates betreffen alle Vereine gleichzeitig

Automatisierung und Hintergrundprozesse

Das System führt verschiedene Aufgaben automatisch im Hintergrund aus:

  • E-Mail-Versand: Benachrichtigungen und Newsletter
  • Rechnungserstellung: Automatische Beitragserstellung
  • Datenbereinigung: Aufräumen alter temporärer Daten
  • Statistik-Updates: Aktualisierung von Auswertungen

Vertrauen Sie der Automatisierung

Viele wiederkehrende Aufgaben werden automatisch erledigt. Prüfen Sie regelmäßig, ob alles ordnungsgemäß funktioniert, aber versuchen Sie nicht, automatische Prozesse manuell zu übersteuern.